仕入れのCSVデータを会計ソフトにインポート。 
請求書と納品書の金額確認作業が解消しました。

ー専任の経理担当不在でも、月次決算の負担はなし

―事務作業ではどのような改革をされていますか？

―受発注システムの導入効果はありましたか？

水本氏：食材の取引先71社のうち69社に協力いただき、伝票のデジタル処理はほぼ達成できています。一番大きな効果が仕入れ伝票のやりとりが楽になったことでした。以前は、月次決算のために毎月一週間近くかけて、納品伝票を1枚1枚確認しながら、請求内容と突き合わせる作業をしなければなりませんでした。

現在は毎日の業務として、納品データをCSVにして会計ソフトに流し込む作業だけです。月末にはすでにデータが揃っていますので、紙の伝票をひっくり返して突き合わせる作業をしなくて済みます。

以前は、経理担当2人体制でしたが、現在は私とパート社員2人、合計3人で行います。3人とも経理専任ではありません。私は社長室長の業務とソムリエとして接客も行いますし、パートの2人もそれぞれ別の専任業務があります。経理専門の従業員がゼロでも十分に業務が回せています。

調理・料飲部 総支配人 牛王昭彦氏（以下、牛王氏）：料飲部門では週に5回は発注しますし、取引先によって午前、午後と1日2回行うこともあります。以前はFAXか電話での発注で、FAXだけでも毎日10枚、月に200枚ほどの量です。それにFAXが送れなかったり、裏表を逆に送ってしまい、翌日になって取引先から「真っ白でした」と連絡が来たりすることもありました。

『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入してからは、まず厨房で紙に必要なものを書いて、パソコンのある部屋で入力・発注作業をしています。FAX送信の時間に縛られることもなくなり、パソコンに打ち込むだけなので作業そのものも楽になりました。発注内容の記録が残るので安心感があります。

というのも、食材が届くとすぐに用度担当が納品伝票と届いたものに間違いがないか検品します。その後、厨房に食材を移動して、料飲部で改めて検品して、自分たちが欲しかった食材が、ちゃんと入っているか、発注時のメモ書きを見ながら確認します。もしメモ書きを失くしても、システムに記録が残っています。取引情報が残るため、発注忘れなのか、取引先の納品漏れかがすぐに分かります。