振替伝票の対応にかける時間をほぼゼロに。
セントラルキッチンでも活用しています

ーネット環境もパソコンもない店舗からシステム化によって大きな変化

―180店ほど展開されています。どのような仕入れ体制なのでしょうか。

―2006年に食材の発注業務をシステム化されています。システム導入の経緯について教えてください。

　受発注システムを導入する以前、本部や店舗が業者へ発注する際は電話やFAXで行っていました。当時は約130店舗ほど展開していて、すべての店舗が毎日発注書へ商品を書き出し、5、6件の業者へFAXを流し、流した用紙を所定の場所に保管するといった煩雑な作業がありました。発注作業はつきっきりで行うため、その間は他の仕事はできません。FAX番号を間違えるなども課題となっていました。
　業務の効率化を図るために受発注をシステム化しようと、インフォマートの受発注システム『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入することになったのです。
　業務をシステム化するのは当社では初めてのことでしたので、まずは経験を積むつもりで出店の少ない関東圏の店舗からスタートしました。そして、関東圏での導入から約半年後に九州の店舗でも一斉に導入したのです。

―導入するにあたり、苦労されたことはありますか。

　当時は店舗にインターネット環境どころか、パソコンもありませんでした。店舗の従業員には年齢の高い者も多く、それこそパソコンの電源の入れ方やマウスの使い方の説明からはじめたため、導入時の教育はやはり大変でした。とはいえ、発注業務は日々のことですから、毎日使ううちに慣れていきました。  
　現在では、『BtoBプラットフォーム 受発注』をすぐに使えるようにパソコンのデスクトップにショートカットを作ったり、ここから発注作業を開始しますといった基本的なことを教えたりするくらいです。新規のスタッフや使い方を知りたいスタッフへのレクチャーは、店舗単位で店長やブロック長が個別で行っています。
　全店にネット環境とパソコンを設置したのは『BtoBプラットフォーム 受発注』の導入のタイミングでしたので、当社のデジタル化を進められたきっかけでもありました。現在では店舗からのPOSの売上データ、勤怠管理、HACCP制度対応もWEBで入力、管理しデジタル化を進めています。

ーIT化により、業務にはどんな変化があったでしょうか。

　受発注システムの導入でFAXを送る手間が一切なくなりました。FAX番号の間違いによる発注ミスもゼロになりましたし、何より仕入れ金額が1日単位はもちろん、1カ月の仕入額も簡単に見られるようになったことは大きな利点だと感じています。

　他にも一括して仕入れた商品を各店舗へ送る際に、納品書を作成して毎日150枚ほど配送便で送っていました。『BtoBプラットフォーム 受発注』上で一括管理することによって、店舗でもシステム上で納品書を受け取ることができるようになったため、紙の削減量はかなり大きいです。